BLOG RumboITIL

    ¿Quieres enviarnos un post y que lo publiquemos? Envíalo a info@rumboitil.net

    Cuadros de Mando (II) - Informe Automatizado

    - Comentar(2)

    Como comenté en el la parte I del post, vamos a mostrar como realizar automatizaciones de cuadros de mando. Tenemos que recordar que es necesario un conocimiento bastante alto de las herramientas Excel y Power Point.

    La creación de la automatización conlleva los siguientes pasos que veremos uno a uno:

    Extracción de los datos

    - Creación de la plantilla Excel
    - Creación de la plantilla Power Point
    - Integración de Excel en Power Point: vincular los datos
    - Informe Final.


    La extracción de datos

    La extracción de datos se realizará desde la herramienta que estemos utilizando para la gestión de la información. Existen varias herramientas BI que podríamos estar utilizando en nuestra organización, Business Object, Microstrategy etc. Lo que si es cierto, es que en algunas ocasiones, estas herramientas se utilizan para crear vistas que recogen información de una Base de datos de una herramienta de gestión (Remedy, Service Now, GPSSD, SM etc.) y simplemente la muestran con la posibilidad de descarga en distintos formatos.

    Nosotros vamos a partir de la base que ya hemos extraído los datos y los tenemos descargados en formato Excel o csv. Este documento, contiene los datos relevantes que se han extraído de la herramienta BI, donde previamente se configuraron unas Querys para encontrar la información que ahora tenemos en nuestro documento Excel.
    Este documento ya lo tenemos preparado y vamos a proceder a crear las plantillas para el informe automatizado.



    Creación de la plantilla Excell



    El ejemplo que vamos a crear es sencillo, pero nos dará una visión de todo lo que podremos conseguir ejecutando más desarrollos en nuestra hoja Excel.
    Vamos a crear nuestra hoja Excel donde crearemos los desarrollos necesarios para poder realizar las mediciones correspondientes que luego asociaremos al documento Power Point.
    Lo primero que tenemos que hacer es tratar los datos. El tratamiento de los datos, dependerá de lo que queramos medir. En nuestro ejemplo, hemos decidido medir las Incidencias resueltas vs reclamadas, de dos sistemas diferentes, Sistema 1 y 2.
    Hemos creado dos pestañas, una que llamaremos Diapo 2 y otra que llamaremos Títulos.
    De las dos pestañas, linkaremos los datos para Power Point.
    Dentro de la pestaña Diapo 2, creamos un cuadro de datos, e incluimos los datos recogidos y los mostramos en nuestro cuadro de datos:


    En este cuadro hemos insertado los valores que recogimos de la herramienta BI y que exportamos a formato Excel. (La inserción de estos valores, también se pueden automatizar, y lo veremos en un siguiente post).
    De la misma forma, hemos creado en esta hoja Excel de desarrollo, pestaña diapo 2, dos modelos que muestran de forma gráfica los datos extraídos e insertados en el cuadro de datos.

    Hasta aquí, tenemos los datos propiamente dichos.
    En una segunda pestaña que llamamos Título en nuestro ejemplo, escribimos los títulos y nomenclaturas que vamos utilizar.


    Creación de la plantilla Power Point

    Una vez tenemos preparada nuestra hoja Excel de desarrollo, tenemos que crear la plantilla Power Point donde vamos a insertar los vínculos desde nuestra hoja Excel de desarrollo.
    En nuestro ejemplo, hemos utilizado dos diapositivas, una con una presentación de la PPT y otra con el informe que incluye nuestro cuadro de datos y modelos gráficos.


    Integración de Excel en Power Point: vincular los datos

    Para la integración, necesitamos tener abiertos los dos documentos, el Excel y el Power Point. Vamos a integrar los datos en desde nuestra hoja de desarrollo hacia el PPT. Para ello, copiamos el cuadro de datos de nuestra hoja Excel de desarrollo y en la PPT, a la hora de copiar en la diapo nuestro cuadro de datos, lo hacemos con “Pegado especial”.




    Esta operación, la realizaremos con cada elemento que queramos vincular en nuestra PPT desde nuestra hoja Excel de desarrollo.
    Podéis descargar el ejemplo del informe con los dos documentos aquí.



    25 April 2014 - gpereira @ 11:56 | Comentar(2)

    Comentario del 25 Apr 2014 @ 12:12

    Buenos días, buen post.
    La automatización de los informes asegura la eficacia a la hora de la entrega del mismo a la dirección. Según leí en la primera parte del post, existen los llamados informes casuales, además de los típicos definidos en la oferta o el plan de calidad. La automatización es un punto clave a la hora la reducción de tiempos y cumplimientos de entrega.

    Un saludo

    aggalindorisk | 25 Apr 2014 @ 12:12

    Comentario del 15 Nov 2014 @ 06:15

    Hola aggalindorisk,

    Gracias por tu opinión.
    Estoy totalmente de acuerdo contigo en que la automatización es básica para la reducción de tiempos y calidad del servicio entregado.

    Saludos

    gpereira | 15 Nov 2014 @ 06:15

    Archivos

    July - 2017 - Ver todos
    November - 2014 - Ver todos
    October - 2014 - Ver todos
    September - 2014 - Ver todos
    August - 2014 - Ver todos
    July - 2014 - Ver todos
    June - 2014 - Ver todos
    May - 2014 - Ver todos
    April - 2014 - Ver todos